Повышение эффективности бухгалтера

«Форум Бизнес Консалт» предоставляет юридические, бухгалтерские услуги в Спб. Специалисты компании работают как на условиях постоянного сотрудничества, так и предоставляют консалтинговые услуги. «Форум Бизнес Консалт» публикует советы и на своем сайте. В этот раз поговорим, как повысить эффективность бухгалтера.

Четкая номенклатура дел

Номенклатура дел - классифицированный список документации компании, где обозначены все типы документа, сроки хранения, индексы дел и информация об их местонахождении. В масштабах крупных предприятий разработать номенклатуру дел довольно трудоемко. Тем не менее, нужно понимать, что номенклатуру достаточно составить однажды, чтобы впоследствии вносить в нее изменения или дублировать.

Для удобства сотрудника, выполняющего бухгалтерское обслуживание компании, необходимо все документы обработать по единому стандарту, что впоследствии помогжет бухгалтеру понять:

• какую документацию следует хранить, а какую можно уничтожить;
• какая документация находится в судебном процессе и должна храниться до вынесения решения;
• какие документы содержат конфиденциальную информацию, представляют особую ценность для предприятия и требуют специальных условий для сохранности сведений.

Система учета хранения документации

Автоматизировать работу с бухгалтерскими документами помогут специализированные программы, которые существенно оптимизируют рабочий день бухгалтера:

• оперативный поиск нужных документов;
• контроль над доступом, применением и возвратом документации;
• упорядочение работы с архивом и документами.

С помощью системы учета, кроме того, можно автоматизировано отбирать документы на уничтожение (в том числе с подготовкой акта), составлять акт приема-передачи.

Электронный архив документов бухгалтера

Не следует путать архив и базу электронных документов, которые созданы уже изначально в электронном виде, без оригиналов в бумажном виде. Электронный архив документов – это электронные образы отсканированных бумажных вариантов.

Удобство использования бухгалтером архива очевидно. Это позволит осуществлять оперативную обработку и выгрузку(копировать на носители, выводить на печать, высылать по электронной почте) и иметь удаленный доступ к информации.

При проверке бухгалтер не тратит много времени на исполнение запроса по подборке, копирования или сканирования. При изъятии подлинников у сотрудников организации остается доступ к электронным копиям, что помогает поддерживать бизнес-процессы в прежнем рабочем режиме.