Оформление личных дел

Личным делом называют совокупность документов персонального учета, содержащих полную информацию о сотруднике, его трудовой деятельности.

«Форум Бизнес Консалт» отмечает, что личное дело должно быть оформлено на каждого сотрудника в семидневный период с момента приема (издания приказа о поступлении на работу). Оно ведется в за весь срок трудовой деятельности на данном месте.

Документы подшиваются в папку, где указывается фамилия, имя, отчество, дату поступления и номер личного дела.

Каждая запись в личном деле производится от руки, разборчиво и без исправлений. Если без исправлений не обойтись, сотрудник, выполняющий кадровый учет, должен заверить помарки своей подписью, поставить печать фирмы.

Для каждого раздела личного дела составляется внутренняя опись, где записаны названия всей подшитой документации, дата включения документа к личному делу, объем листов, дата изъятия документов, кем и по какой причине изъят. Кадровый работник, составляющий опись, подписывает ее и указывает дату.

Документы из личного дела изымаются только с разрешения руководителя фирмы или начальника кадрового отдела. И соответствующая запись об этом должна быть сделана в графе «Примечание».

На место документа вкладывается справка-заместитель, где указывают дату, причину изъятия; сотрудник, выдавший документ, ставит роспись, оставляет свои инициалы и получивший его.

Хранение личных дел


Кадровый отдел или компания, выполняющая кадровый аутсорсинг, хранит личные дела именно работающих сотрудников. По увольнению работника личное дело отсылают на новое место работы или переходит на хранение в архив.

Личные дела хранятся в несгораемых шкафах, которые нужно опечатывать, закрывать на замки.

Доступ к личным делам


Право на доступ имеют сотрудники и руководитель службы кадров.

Руководитель компании в порядке приказа может разрешить этот доступ руководителю какого-либо структурного подразделения или другому должностному лицу фирмы. Правда, последние могут рассчитывать на ту информацию, которая требуется для решения поставленной профессиональной задачи.

Получивший доступ к персональным данным работника обязан соблюдать режим конфиденциальности.

Личное дело для ознакомления может быть выдано только до конца рабочего дня и с условием расписки сотрудника-получателя.

«Форум Бизнес Консалт»  работает в Петербурге. Мы предлагаем услуги по аутсорсингу. Большинство компаний начинают знакомство с аутсорсингом через бухгалтерское обслуживание или юридическую консультацию. Мы предлагаем также оценить аутсорсинг персонала в СПб. В «Форум Бизнес Консалт» работают действительно квалифицированные кадровики, которые имеют опыт в разных сферах и знают, как нанять грамотного специалиста и удержать его.